Τι είναι η επίσημη επιστολή:
Η επίσημη επιστολή είναι α έγγραφο του οποίου το περιεχόμενο αναφέρεται σε θεσμικό, επιχειρηματικό, εργατικό, πολιτικό, οικονομικό, ακαδημαϊκό θέμα, μεταξύ άλλων, στην οποία χρησιμοποιείται επίσημη και εγκάρδια γλώσσα.
Η επίσημη επιστολή είναι μια αλληλογραφία που συνηθίζεται να κάνετε σε εκείνες τις περιπτώσεις στις οποίες θέλετε να υποβάλετε ένα αίτημα, μια σύσταση, μια παρουσίαση, ένα ευχαριστώ, μια αξίωση, μια παραίτηση ή να αποκαλύψετε συγκεκριμένες πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν.
Υπό αυτήν την έννοια, η επίσημη επιστολή πληροί ορισμένα στοιχεία και χαρακτηριστικά που τη διαφοροποιούν από την άτυπη επιστολή ή άλλους τύπους γραπτών επικοινωνιών. Ομοίως, η δομή της αποτελείται από τρία βασικά μέρη που είναι ο τίτλος, η παρουσίαση των πληροφοριών και ο αποχαιρετισμός.
Η επίσημη επιστολή επιτρέπει την επικοινωνία μεταξύ δύο ανθρώπων που γενικά δεν γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, επομένως δίνεται έμφαση στην προσεκτική γραφή, στην παρουσίαση ιδεών, στη χρήση εγκάρδιας, σεβασμού και επίσημης γλώσσας, και σε άλλα στοιχεία.
Επομένως, σε αυτόν τον τύπο γραμμάτων, αποφεύγονται ορθογραφικά λάθη, απεργίες, διαγραφές, δυσανάγνωστο χειρόγραφο, μεταξύ άλλων, η χρήση ταχυδρομικών κειμένων, η καθυστερημένη απάντηση.
Στοιχεία της επίσημης επιστολής
Η επίσημη επιστολή έχει μια σειρά στοιχείων που πρέπει να τηρούνται προκειμένου να εκπληρώσει την επικοινωνιακή λειτουργία της και να δημιουργήσει μια απάντηση στις εν λόγω πληροφορίες. Ακολουθούν τα κύρια στοιχεία της επίσημης επιστολής.
- Επιστολόχαρτο: δεδομένα αποστολέα που περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση, το email.
- Όνομα παραλήπτη: άτομο στο οποίο απευθύνεται η επιστολή.
- Μέρος και ημερομηνία από τη στιγμή που γράφεται το γράμμα.
- Χαιρετισμός ή κεφαλίδα: γράφεται χρησιμοποιώντας τους τύπους ευγένειας και σεβασμού και προηγείται του θέματος της επιστολής.
- Θέμα ή εισαγωγή σύντομος για τον λόγο της επιστολής.
- Σώμα μηνύματος: Είναι το πιο σημαντικό μέρος της επιστολής, επειδή οι λόγοι της εκτίθενται και αναπτύσσονται.
- Απολύθηκε: αποτελείται από μια παράγραφο στην οποία η κύρια ιδέα είναι κλειστή και ένα εγκάρδιο αποχαιρετιστήριο.
- Εταιρεία: εισάγεται το όνομα του αποστολέα και η θέση του.
Χαρακτηριστικά της επίσημης επιστολής
Τα χαρακτηριστικά της επίσημης επιστολής συνοψίζονται στην παρουσίαση μιας συνεκτικής, σύντομης, σεβαστής πληροφορίας που πληροί τη λειτουργία της μετάδοσης ενός σαφούς μηνύματος.
- Χρησιμοποιείται επίσημη, απλή και ξεκάθαρη γλώσσα.
- Ισχύουν τύποι ευγένειας.
- Το περιεχόμενο είναι σύντομο και ακριβές (δεν παρέχονται μικρές λεπτομέρειες).
- Εκτίθενται οι πλήρεις και απαραίτητες πληροφορίες.
- Οι ιδέες παρουσιάζονται κατά σειρά σπουδαιότητας, με σύντομες, συνεκτικές παραγράφους.
- Γενικά, αυτά τα γράμματα απευθύνονται σε ξένους.
