Τι είναι ο διοικητικός έλεγχος:
Ο διοικητικός έλεγχος είναι την αξιολόγηση και ανάλυση της οργανωτικής δομής μιας εταιρείας ή ιδρύματος προκειμένου να γνωρίζει τη λειτουργία του και να καθορίζει τις δυνατότητες βελτίωσης της ποιότητας και της ανταγωνιστικότητας των αγαθών ή των υπηρεσιών του.
Μέσω του διοικητικού ελέγχου είναι δυνατόν να εκτιμηθεί εάν η διοίκηση μιας εταιρείας πληροί τους στόχους που προτείνονται στα σχέδια οργάνωσης, διαχείρισης και ελέγχου σύμφωνα με τις ανάγκες της.
Οι διοικητικοί έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται σε όλες τις εταιρείες ή τα ιδρύματα, μικρά, μεσαία και μεγάλα, ιδιωτικά ή δημόσια, και σε όλα τα τμήματά τους, προκειμένου να επιτευχθεί η μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα αυτών των οργανωτικών δομών.
Ιστορικό του διοικητικού ελέγχου
Σύμφωνα με διάφορες έρευνες, η ιδέα του διοικητικού ελέγχου εμφανίζεται, αλλά με άλλα λόγια, στον Κώδικα Χαμουράμπι, στον οποίο αναφέρεται η σημασία του ελέγχου του εμπορίου, επομένως αυτός δεν είναι ένας νέος όρος.
Το 1935 ο James O. McKinsey, ήταν ο συγγραφέας που καθόρισε τις βάσεις του διοικητικού ελέγχου, αποκαλύπτοντας τη σημασία της διεξαγωγής της αξιολόγησης της θέσης της εταιρείας, προκειμένου να προσδιοριστεί πού θέλετε να πάτε και οι στόχοι που θέλετε.
Από την άλλη πλευρά, το 1959 ο Βίκτωρ Λάζαρο δημοσίευσε ένα βιβλίο με τίτλο Συστήματα και διαδικασίες όπου παρουσιάζει τη συμβολή και τη σημασία της διενέργειας διοικητικού ελέγχου σε εταιρείες ή ιδρύματα.
Αργότερα, το 1971, ο συγγραφέας Agustín Reyes Ponce συνεισφέρει το όραμά του για το πώς σχετίζεται ο έλεγχος των ανθρώπινων πόρων με τον διοικητικό έλεγχο.
Ο όρος διοικητικός έλεγχος, ωστόσο, προσαρμόζεται συνεχώς στις ανάγκες της σύγχρονης διοίκησης, για τον οποίο υπήρξαν πολλοί συγγραφείς, οι οποίοι με τα χρόνια έχουν ενσωματώσει νέα σημεία ενδιαφέροντος για το θέμα.
Στόχοι του διοικητικού ελέγχου
Ο κύριος στόχος του διοικητικού ελέγχου είναι να προσδιοριστούν ποιες είναι οι ελλείψεις ή παρατυπίες που εμφανίζονται στις διάφορες εξαρτήσεις μιας εταιρείας ή ιδρύματος και για την επίλυση του προβλήματος.
- Διοχετεύστε τις ενέργειες βελτιστοποίησης των πόρων που έχει η εταιρεία ή το ίδρυμα σύμφωνα με τη διοίκησή της.
- Αξιολογήστε εάν η παρεχόμενη υπηρεσία, με βάση τον εσωτερικό οργανισμό που πρέπει να έχει κάθε εταιρεία ή ίδρυμα, ικανοποιεί τις προσδοκίες των πελατών.
- Προώθηση, μέσω σχεδίων διαχείρισης και μοντέλων, της αύξησης των επιπέδων ποιότητας και ανταγωνιστικότητας των υπηρεσιών ή αγαθών που προσφέρονται στο κοινό.
- Προσδιορίστε ποιες είναι οι κακές και ζημιογόνες μέθοδοι διαχείρισης, προκειμένου να αποτρέψετε αυτό να συμβεί περαιτέρω.
- Προσδιορίστε τις επιτυχίες της διοίκησης της εταιρείας και πώς τα αποτελέσματά της προσεγγίζουν τους προτεινόμενους στόχους.
- Καθορίστε ποια είναι τα εργαλεία εργασίας που συμβάλλουν ή καθυστερούν την ανάπτυξη της εταιρείας ή του ιδρύματος.
- Αναλύστε τις διοικητικές λειτουργίες και τη σχέση τους με τις άλλες εξαρτήσεις της εταιρείας ή του ιδρύματος.
Μεθοδολογία διοικητικού ελέγχου
Η μεθοδολογία που χρησιμοποιείται επιτρέπει την οργάνωση των πληροφοριών που συλλέγονται κατά τη διαδικασία ελέγχου, με εύκολο και προσβάσιμο τρόπο, για να παρουσιάσει αργότερα τα αποτελέσματα και να καθορίσει τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η λειτουργία της εταιρείας ή του ιδρύματος.
Σχεδίαση: είναι οι κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να ακολουθήσετε για τη διενέργεια του διοικητικού ελέγχου που καλύπτει τους κύριους παράγοντες που πρέπει να αξιολογηθούν.
Ενοργάνιση: επιλέγονται και εφαρμόζονται οι πιο αποτελεσματικές τεχνικές συλλογής δεδομένων.
Εξέταση: Οι απαραίτητες τεχνικές ανάλυσης εφαρμόζονται για τον προσδιορισμό των χαρακτηριστικών της διοίκησης και τη συλλογή των δεδομένων που θα επιτρέψουν την αξιολόγηση της κατάστασης της εταιρείας ή του ιδρύματος.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ: Στο τέλος του διοικητικού ελέγχου, συντάσσεται έκθεση η οποία προσδιορίζει την ελεγχόμενη περιοχή, τον στόχο της αξιολόγησης, τη διάρκεια της διαδικασίας, το πεδίο εφαρμογής, τους πόρους και τις μεθόδους που εφαρμόστηκαν.
Σημασία του διοικητικού ελέγχου
Ο διοικητικός έλεγχος είναι ένα θεμελιώδες εργαλείο για τον εντοπισμό ελλείψεων ή / και τομέων ευκαιριών που προωθούν τη συνεχή ανάπτυξη μιας εταιρείας ή ιδρύματος.
Οι διοικητικοί έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, τόσο σε δημόσιες όσο και σε ιδιωτικές εταιρείες, προκειμένου να ληφθούν ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργεί, τι έχει και τι λείπει.
Το αποτέλεσμα του ελέγχου είναι ζωτικής σημασίας για να ληφθούν αργότερα οι πιο σωστές αποφάσεις με βάση την καλή απόδοση των ανθρώπινων και υλικών ομάδων εργασίας που επιτρέπουν τη λειτουργία της εταιρείας.
Σε πολλές περιπτώσεις, μέσω ελέγχων οι διευθυντές ή οι ανώτεροι διευθυντές μιας εταιρείας ή ιδρύματος έπρεπε να λάβουν την απόφαση να πραγματοποιήσουν σημαντικές επενδύσεις, να κλείσουν εργοστάσια ή ακόμη και να απαλλαγούν από το προσωπικό.
Πεδίο του διοικητικού ελέγχου
Οι διοικητικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν διάφορες πτυχές που, όταν αξιολογούνται και αναλύονται, καθιστούν δυνατό τον προσδιορισμό της τρέχουσας κατάστασης μιας εταιρείας και τον τρόπο βελτίωσης ή διατήρησης της λειτουργίας και της ποιότητας της υπηρεσίας.
Το εύρος του διοικητικού ελέγχου καθορίζει πόσο ευρεία και βαθιά θα είναι η αξιολόγηση που θα πραγματοποιηθεί, καθώς μπορεί να καλύπτει ένα τμήμα, περιοχή ή ακόμη και ολόκληρη την εταιρεία.
Επομένως, ασχολείται με πτυχές όπως το ιεραρχικό επίπεδο, την ανάπτυξη και τη χρήση τεχνολογιών, ανθρώπινου δυναμικού, αριθμού υπαλλήλων, συστημάτων επικοινωνίας, επιπέδου απόδοσης, εργασιακού περιβάλλοντος, εξυπηρέτησης πελατών, μεταξύ άλλων.
Οι διοικητικοί έλεγχοι εφαρμόζονται σε όλους τους οργανισμούς, ειδικά εάν στο τέλος της διαδικασίας η εταιρεία ή το ίδρυμα αποκτήσει πιστοποίηση ποιότητας.
